Door minder doen meer bereiken?

In mijn boekenkast liggen veel te veel spullen. Hierdoor heb ik te weinig ruimte en het gevolg daarvan is dat ik niks kan vinden. Te veel spullen; te weinig ruimte. Een vergelijking met een zin in die context ‘Minder doen; meer bereiken’ dringt zich bij me op. Deze zin is in mijn hoofd blijven hangen na het lezen van de gastcolumn: ’Maak je project voorspelbaar’ op het innovatieplatform: www.innovatieforganiseren.nl/maak-project-voorspelbaar.

Tijdens mijn opdrachten kom ik dit principe van een ‘te volle boekenkast’ ook tegen. We moeten als organisatie onze doelen bereiken. Vaak ‘moeten’ we veel en allemaal tegelijkertijd. Hiervoor zijn meestal verschillende oorzaken aan te geven. Een aantal voorbeelden uit de praktijk:

  • Het instellen van budget beperkingen in het midden van een boekjaar, zodat op korte termijn de cijfers kloppen;
  • Het uitstellen van software updates of het niet vervangen van systemen, want het komt nu even niet uit;
  • Er wordt geen of (te) weinig budget gereserveerd om medewerkers adequaat te trainen, omdat de klant wacht;
  • Een enthousiaste front office belooft tijdslijnen aan zijn klanten, maar realiseert zich niet wat dit voor de backoffice inhoudt;
  • De succesvolle bestuurder op de korte termijn: met visie en planning, maar zonder visie en planning voor de langere termijn. Hier ontbreekt het lerend vermogen en de reflectie en na 3 jaar dient zich voor de bestuurder de volgende uitdaging aan.

Het levert uiteindelijk een stuwmeer van projecten op die allemaal ‘nu’ af moeten. Hoe pas je het principe van ‘Minder doen; meer bereiken’ op een (IT) portfolio toe als je de portfolio met de te volle boekenkast vergelijkt? Het eenduidige antwoord op deze vraag is om je op de baten te richten. De focus van de portfolio moet liggen op de baten die een project levert aan de bedrijfsdoelstellingen. Natuurlijk hangen het soort baten af van het type organisatie, de doelgroep, het soort product of de dienst die een organisatie levert. Door besluiten te nemen op basis van de baten heb je als bedrijf focus en ga je minder doen en meer van je bedrijfsdoelstellingen bereiken.

Ik kijk naar mijn boekenkast en glimlach even. Mijn eigen kast leert me het principe toepassen. Door minder in mijn boekenkast te leggen (‘ontspullen’), hoef ik minder dubbel aan te schaffen. Ook heb ik meer inzicht in mijn spullen, hoef ik minder vaak op te ruimen en heb ik meer tijd om te lezen en schrijven.

Wilt u meer informatie?

Neem direct contact met ons op Contact Opnemen