Afbeelding: Arctic

Koudwatervrees en veranderingsbereidheid

Net als in mijn eerdere blogs trek ik wederom de parallel tussen een onderwerp binnen projectmanagement en de zeilvaart. Dit keer de focus op de gezonde gevolgen van koudwatervrees. Met de nadruk op het onzekere, innovatieve. Vaak is dit de reden waarom we iets in een project gieten. Want als er zekerheid was geweest, en geen sprake van vernieuwing maar routine, dan zouden de te verrichten werkzaamheden wel in de lijn worden opgepakt en niet projectmatig worden opgepakt. Als er een lastige ingewikkelde of afwijkende klus boven de velden hangt, dan wordt dit al snel “een projectje” genoemd. Iets met een project betitelen bakent lekker af, haalt de angel er even uit, waarmee de ‘rest’ gelukkig bij het oude blijft en haar behouden koers kan vervolgen.

Ik moet hierbij wel aangeven dat het sterk van de omgeving of persoon afhankelijk is hoe een “project” wordt beleefd. De formalisatie, de cultuur, de gemiddelde leeftijd, de verhouding mannen en vrouwen, de leeftijd van de organisatie, het opleidingsniveau, de specialisatie van het werk, de veiligheidsrelevantie, zijn allemaal factoren die op de beleving van projectweerstand van invloed zijn. Hierbij zijn er twee uitersten, de Workshop en de Prefectuur.

  • In de Workshop organisatie is niets vast en alles in beweging, iedereen is direct en open, waarde wordt gecreëerd en gedeeld. Iets wordt pas als een probleem gezien als dit grote nadelige gevolgen heeft. Dit zijn hele creatieve, vrije en spontane omgevingen. Iedereen is aangehaakt, betrokken, geloofsvol en verbonden. Er zijn hier meerdere transities tegelijk mogelijk, eigenlijk is alles een grote transitie. Een project wordt hier als een kans en een uitdaging ervaren. Al moet het niet te formeel, resultaat gericht, gestoeld op heldere afspraken en vooral spontaan en creatief. Als er iets anders uitkomt dan verwacht, dan is dit ook mooi. Een echt plan is niet (wel overtuiging), en verantwoording hoeft niet te worden afgelegd. Kosten en risico’s van projecten zijn om deze redenen dan ook niet relevant. De projectvoering gaat zelden volgens de kaders. Desondanks worden aanprekende resultaten neergezet.
  • In de Prefectuur organisatie houdt men helemaal niet van wat lijkt op de Workshop. Alles is duidelijk afgesproken, processen zijn helder, kent iedereen zijn taak. Er is een duidelijk visie op waar het in de toekomst naar toe moet. De verwachtingen hierover worden onderling gedeeld. De volgende generatie managers is hieruit voortgekomen en wordt door de organisatie hierin gesteund. Projecten lopen binnen geordende programma’s, en deze vallen weer binnen het totale portfolio. Projecten met goede PID’s zijn gebudgetteerd, risico’s worden expliciet gerapporteerd en de resources voor projecten moeten aan de hand van templates bij de lijnmanagers worden uitgevraagd. Projecten worden succesvol uitgevoerd. Het resultaat wordt hier regelmatig als een nieuwe bedreiging of aanleiding tot ongewenste veranderingen gezien.

Geloof mij, deze omgevingen van Workshop of Prefectuur bestaan echt, hebben beide hun eigen bestaansrecht en kunnen beide bovendien op hun eigen manier succesvol zijn. Zowel op een schip zien als binnen een projectomgeving zien we deze verschillen vaak terug. Ook komt het voor dat je als schipper of projectmanager (m/v) beide typen organisaties in een en hetzelfde project tegenkomt. Zeker als het projectteam is samengesteld uit projectresources uit beide omgevingen. Het vraagt voor een projectmanager devolle aandacht om zich van de watertemperatuur bewust te zijn en communicatie, stakeholdermanagement en eigen organisatie hierop aan te passen.  Iets formaliseren of juist iets aan vrijheid pakken waar dit nodig is. Een project gaat leiden tot temperatuursverandering. Verandering doet vaak (even) pijn. Pijn vinden we niet leuk. Dus komt of is er weerstand tegen project.

Projecten zonder koudwater vrees en weerstand vanuit de staande organisatie, lijken wellicht op iets wat wenselijk is. Maar dit wil ik niet suggereren. Eerlijk gezegd mag een project best een beetje afwijken van de cultuur. Pas dan krijg je weerstand en momentum voor beweging. En waar weerstand en beweging is, is ruimte voor verandering. De ene keer heb je wind mee, de andere keer wind tegen. Het is aan de projectmanager hoe hij deze zee bevaart en omgaat met de koudwater vrees uit zijn omgeving.

Wilt u meer informatie?

Neem direct contact met ons op Contact Opnemen