Afbeelding: Pencil

Spanning tussen de beelden en verwachtingen

Organisaties zijn, zeker net na de crisis en een afslank- en effectiviteitsperiode, doorgaans optimaal ingericht rond de bedrijfsprocessen. Vaak zie ik dat met de uitvoering van projecten, veelal ver nadat er een gedragen start is gemaakt, op allerhande procesdetails nog keuzes en besluiten dienen te worden gemaakt.

Vanzelfsprekend zal iedere projectmanager en opdrachtgever op voorhand trachten zoveel als mogelijk reeds tijdens de projectinitiatie af te kaderen en duidelijk te krijgen. Maar het feit blijft helaas, dat je vooraf lang niet alles kan overzien en specifieke details pas gaande weg uitkristalliseren. Dit getuige ook het aantal risico’s en issues die pas gaande een project duidelijk worden en leiden tot allerhande exceptions en changes. Met alle gevolgen voor het project en een toenemende spanning op de verwachtingen.

Vanuit mijn projecten is dit helaas niet anders. Gaande de uitvoering van een project leiden vele gesprekken en afstemmingen tot inzichten, vragen, opmerkingen, meningen en oordelen. Voor een deel zijn dit discussies binnen het project. Voor een ander, en niet onbelangrijk deel, komt deze input gevraagd en ongevraagd van buiten de scope van het project. Mijn gevoel is dat hierdoor een spanning ontstaat tussen de beelden en verwachtingen van de toekomstige gebruikers en die van het project.

“ik zie regelmatig dat projecten vanuit hun energie nog enige tijd doorgaan terwijl de business het ondertussen al laat afweten”

Zeker met de huidige ontwikkelingen rondom intern ondernemerschap, social networking, open innovatie, agile werkwijzen, zie ik regelmatig dat projecten vanuit hun energie nog enige tijd doorgaan, terwijl de business het ondertussen al laat afweten. Niet zelden gaan de laatste sprints nog door zonder dat er nog input of feedback komt vanuit de uiteindelijke belanghebbenden in de praktijk. De drempel om hieraan conclusies te verbinden is vaak nog best groot.

Wat mij dan ook opvalt, is dat de initiële projectopdracht, later niet helemaal meer blijkt aan te sluiten op de klantverwachtingen. Dan kan je in de valkuil stappen door te zeggen dat je het als project wel weet, je scope is immers helder, maar mijn ervaring is dat ook hier geldt: De beste stuurlui staan aan de wal. Kortom:

 “Doen we nog steeds de goede dingen?”

Dit is een vraag die in mijn ogen alleen door de business kan en moet worden beantwoord. Het is daarom cruciaal om gedurende de gehele levenscyclus van een project de vraag die ten grondslag ligt aan het project, de business case, te blijven toetsen. Doen we nog steeds de goede dingen? Deze vraagarticulatie is een verantwoordelijkheid van het project én van de stuurgroep, maar beperkt zich niet alleen hiertoe. De vraagarticulatie is immers relevant voor alle stakeholders, zij krijgen vroeg of laat allemaal met de resultaten te maken. Ook als deze niet aan hun beelden voldoen.

Dit vraagt vanuit het project om een actief stakeholder of projectmarketing beleid. Hoe krijg je als project je stakeholders actief bij je project betrokken? Hoe speel je het spel tussen vraag (verachtingen vanuit de stakeholders) en aanbod (beoogd project resultaat) zo optimaal mogelijk. Dit is een evenwicht wat voor ieder project verschillend is. En wat voor ieder evenwicht geldt, is dat doorslaan naar een van de beide zijden helemaal niet werkt.

“Zelf vind ik het marketing deel van het project vaak een mooie toetssteen. Doen we nog wel de goede dingen”

Zelf vind ik het marketing deel van het project vaak een mooie toetssteen. Doen we nog wel de goede dingen. Is de opdrachtgever straks blij met het resultaat? Wat kunnen wij aan de verpakking doen om ook de opdrachtgever zelf trots te maken op het resultaat. De reservering van een deel van het projectbudget voor stakeholder marketing, desnoods verpakt in stevige “managementporno”, betaalt zich in mijn ogen dan ook snel terug. Want voor ieder project geldt dat het resultaat is wat telt en we na een project / reis allemaal weer graag aan de wal willen staan. Zeker de beste stuurlui.

Wilt u meer informatie?

Neem direct contact met ons op Contact Opnemen